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編制《參展說(shuō)明書(shū)》的基本原則



編制《參展說(shuō)明書(shū)》的基本原則
從參展說(shuō)明書(shū)所起的作用我們可以看出,參展說(shuō)明書(shū)是展會(huì)籌備過(guò)程中的一個(gè)重要文件。要讓參展說(shuō)明書(shū)在展會(huì)籌備過(guò)程中切實(shí)地起到上述作用,在編制參展商手冊(cè)時(shí),我們必須做到:
第一、實(shí)用。參展說(shuō)明書(shū)所包含的內(nèi)容必須是對(duì)參展商進(jìn)行籌展、布展、展覽和撤展等有較大的指引作用,或者是對(duì)辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)籌展、布展、展覽和撤展各環(huán)節(jié)進(jìn)行管理有較大幫助,或者對(duì)參展商邀請(qǐng)其老客戶來(lái)展會(huì)參觀有輔助作用,否則,該內(nèi)容就不能進(jìn)入?yún)⒄股淌謨?cè)。
第二、簡(jiǎn)潔明了。參展說(shuō)明書(shū)對(duì)各方面內(nèi)容的說(shuō)明和敘述應(yīng)該簡(jiǎn)潔,文字不要太多,篇幅不要太長(zhǎng),能說(shuō)明問(wèn)題就行;參展說(shuō)明書(shū)對(duì)各方面內(nèi)容的說(shuō)明和敘述必須準(zhǔn)確、具體,讓人看得明明白白,不能讓人看不懂,更不能讓人產(chǎn)生歧義.否則,在展會(huì)籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)的具體執(zhí)行中就會(huì)引起爭(zhēng)議,既不利于參展商展出,也不利于辦展機(jī)構(gòu)對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行管理。
第三、詳細(xì)全面。對(duì)于參展說(shuō)明書(shū)提到的各項(xiàng)內(nèi)容要盡量詳細(xì),如對(duì)布展和撤展加班時(shí)間的規(guī)定可以具體到小時(shí)和分鐘,對(duì)各種表格的返回最后期限的規(guī)定具體到某月某日等等,這樣更有利于展會(huì)具體操作和管理;對(duì)于參展說(shuō)明書(shū)提到的各項(xiàng)內(nèi)容要做到?jīng)]有遺漏,如對(duì)展覽場(chǎng)地基本情況的說(shuō)明中,對(duì)展館人口的高度和寬度、對(duì)展館的地面承重能力、對(duì)消防的注意事項(xiàng)等要一一列明,不能遺漏,否則,現(xiàn)場(chǎng)操作就會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題,比如,如果沒(méi)有提到展館入口的高度和寬度,就有可能會(huì)使一些較大較長(zhǎng)的物品進(jìn)不了展館。
第四、美觀。參展說(shuō)明書(shū)的排版和制作要美觀大方,印刷講究,盡量不要出現(xiàn)錯(cuò)別字和其他印刷錯(cuò)誤;參展說(shuō)明書(shū)的制作和用紙與展會(huì)的檔次和辦展機(jī)構(gòu)的品牌與聲譽(yù)相符,不能讓人產(chǎn)生不好的聯(lián)想。
第五、專業(yè)。參展說(shuō)明書(shū)的遣詞造句要符合行業(yè)習(xí)慣和規(guī)范,要使用行業(yè)熟悉的語(yǔ)言,所涉及的術(shù)語(yǔ)要規(guī)范,不能想當(dāng)然地使用一些行業(yè)比較陌生的詞語(yǔ);內(nèi)容編排要符合參展商籌展的籌備程序,不能讓他們翻來(lái)覆去地尋找自己需要了解的內(nèi)容。
第六、國(guó)際化。如果展會(huì)是國(guó)際性的展會(huì),或者展會(huì)有向國(guó)際化方向發(fā)展的打算,那么,參展說(shuō)明書(shū)的內(nèi)容編排和制作也要盡量做到符合國(guó)際參展商的需要,如除要有中文的文本外還要有外文的文本。外文文本的參展說(shuō)明書(shū),其翻譯一定要準(zhǔn)確,因?yàn)楹M鈪⒄股叹褪歉鶕?jù)該說(shuō)明書(shū)來(lái)籌備各項(xiàng)參展事宜的;如果翻譯不準(zhǔn)確,將會(huì)給他們帶來(lái)極大的不便。
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